# Auslagerung des eigenen Rechenzentrums in die Cloud

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Auslagerung des eigenen Rechenzentrums in die Cloud.


IT.Works berät Unternehmen der verschiedensten Branchen.
Unter anderem auch einige Versicherer.
Das Versicherungsunternehmen zählt mit knapp 150 Mitarbeitern zum klassischen Mittelstand.

Motivation für die Auslagerung

Einer der Hauptgründe die bisherige IT-Strategie zu überdenken war der, dass es bei der Versicherung nur eine sehr kleine IT-Abteilung gab und die Geschäftsführung sich keine weitere Verstärkung des internen IT-Teams leisten wollte. Die Kosten waren zu hoch und die Transparenz der Prozesse nicht wirklich gegeben. Die zunehmende technologische Entwicklung im IT-Bereich und das damit erforderliche zusätzliche Know-how trugen ebenfalls zu einem unguten Gefühl bei. Zudem waren die Mitarbeiter in der IT an ihrer Belastungsgrenze. Der Eindruck die eigenen IT-Systeme seien eine Blackbox, die nicht mehr ohne Zusatzinvestitionen zu steuern war, verstärkte sich zunehmend bei der Geschäftsführung. Zu wenig Zeit, zu wenig internes Know-how und zu hohe Kosten gaben den Anstoß über Outsourcing bzw. neue Strategien nachzudenken.

Anforderungen an den Partner

Da das Unternehmen im Großraum Heilbronn ansässig ist, war den Verantwortlichen schnell klar, dass räumliche Nähe und persönliche Betreuung wichtige Punkte bei der Auswahl des zukünftigen Partners spielen. Zudem war dem Kunden wichtig, dass Datenspeicherung- und verarbeitung durch einen deutschen Anbieter erfolgen sollten, dessen Serverstandort in Deutschland ist. Zudem sollte der zukünftige Partner über einen eigenen Datenschutzbeauftragten verfügen. Das Versicherungsunternehmen war auf der Suche nach einem Partner, der professionell und regional ein mittelständisches Unternehmen betreuen kann und ein hohes Maß an Service bietet. Die Wahl fiel nach einem Auswahlverfahren dann letztendlich auf IT. Works als Partner.

Ergebnis der Analyse

Der Kern des Geschäftes bei dem Versicherungsunternehmen wird mit der eigens im Haus programmierten Anwendungssoftware abgebildet. Um diese Software betreiben zu können, gab es ein eigenes kleineres in-house Rechenzentrum mit redundanter Stromversorgung, welches aus über 25 physikalischen Einzelservern inklusive Virtualisierung bestand. Der Administrationsaufwand sowie der Stromverbrauch waren hoch, hinzu kamen die Verwaltung der Mitarbeiter-PCs.
Das Durchführen von Backups und das Überwachen der Lizenzen war unzureichend und nicht transparent. Es fehlte ein richtiges Lizenz- bzw. Clientmanagement: Passwörter und Zugangsdaten waren nirgendwo zentral verwaltet, vorhandene Lizenzen nicht archiviert. Das führte zu Problemen bzw. einem erhöhten Arbeitsaufwand, wenn es einen Zu- oder Abfluss von Mitarbeitern gab.
Auch die Aktualität der Software war niemanden so genau bekannt. Das alles so einigermaßen läuft ohne größere Ausfallzeiten war allen Beteiligten eine ausreichende Bestätigung, dass die Konfiguration schon ok ist.
Eine vollständige Dokumentation der IT-Infrastruktur und der zugehörigen Daten für Software und Applikationen war nicht vorhanden. Niemand im Unternehmen hatte einen ganzheitlichen Überblick über die Vorgänge.
Das Thema IT-Security war zwar bekannt, aber es fühlte sich niemand wirklich dafür verantwortlich und es fehlte an Zeit sich mit dem Thema richtig auseinanderzusetzen.
In erster Linie war es für das Versicherungsunternehmen wichtig, dass Kosten eingespart werden und das es eine klare Ausrichtung für die Zukunft gibt. Das interne Chaos sollte auch so schnell wie möglich beseitigt werden und das Thema IT-Security / Informationssicherheit musste in den Fokus gerückt werden. Schnell kristallisierte sich heraus, dass für die Anforderungen von dem Versicherungsunternehmen eine Cloud-Lösung optimal ist.

 

 

Anforderungen an die Cloud-Lösung

Zu den primären Zielen der Umstellung auf den Cloud-Betrieb gehörten neben der Skalierbarkeit der Infrastruktur, Kosteneinsparungen und ein Abbau von Investitionshürden sowie die Nutzung von cloud-typischen Bezahlmodellen (pay-per-use(r)). Mit der Lösung sollte eine bessere Transparenz und Planung der Kosten erreicht werden. Auch die Verbesserung der ortsübergreifenden Zusammenarbeit gehörte zu den Anforderungen an die Cloud-Lösung.

Die Aufgaben des Cloud-Betreibers sollten in Zukunft Hardware-Installation, Updates und Patches sowie Upgrades der Infrastruktur und der vom Dienstleister als Software-as-a-Service angebotenen E-Mail- und Office-Anwendungen sein. Die Nutzer innerhalb des Unternehmens sollten über Citrix- Terminal-Clients auf alle Anwendungen zugreifen, wodurch auch das Management der Mitarbeiter-PCs weitgehend entfallen konnte.

Für die praktische Umsetzung wurde zudem vorausgesetzt, dass Schnittstellen zu bestehenden Lösungen vorhanden sind und die im Unternehmen vorhandenen Daten in die Cloud-Lösung migriert werden können.

Umsetzung und Herausforderungen

Die Umstellung erfolgte im Sommer 2015 gemeinsam mit den Mitarbeitern der IT. Die Aufgaben der IT sollten sich durch die Einführung ändern, deshalb wurden sie von Anfang an in den Prozess miteinbezogen. Zudem war geplant, dass die Mitarbeiterzahl in der IT sich über das nächste halbe Jahr halbieren sollte. Die Projektdauer war mit 4 Monaten veranschlagt. In enger Zusammenarbeit mit IT.Works wurden die internen Prozesse an die neue Lösung sukzessive angepasst.
Seit der Umstellung ist IT.Works auch für den Betrieb der IT-Infrastruktur in der Cloud und die Bereitstellung des Office- und E-Mail-Systems als Soft- ware-as-a-Service verantwortlich.

Die Umsetzung wurde in zwei wesentlichen Schritten vollzogen. Zunächst wurden die wichtigsten Anwendungen vom eigenen Rechenzentrum auf die neue Cloud-Infrastruktur migriert. Dazu gehörten die Office-Systeme, die eigenentwickelte Software und die CRM-Software.

Andere Dienste wie die CTI-Telefonanlage folgten in einem zweiten Schritt.

Die Betriebssystem- und Softwarelizenzen wurden im Zuge der Umstellung über IT.Works bezogen. Auch die Verantwortung dafür, dass jederzeit alle in Anspruch genommenen Services lizenzrechtlich abgedeckt werden, obliegt nun IT.Works, Betreiber der Cloud.
Nach einer ausgiebigen Testphase konnte in den Produktivbetrieb umgestellt werden.

Ergebnis

Ein Ziel der Migration des IT-Betriebes in die Cloud war es, die internen Kosten zu senken und vor allem im IT-Bereich die Transparenz und Entwicklungsfähigkeit zu erhöhen. Das interne Chaos sollte beseitigt werden und die Abhängigkeit von den IT-Mitarbeitern reduziert.
Nach der Umstellung kann festgestellt werden, dass die Abhängigkeit vom Rechenzentrumsdienstleister bei dem die IaaS-Cloud bezogen wird, kleiner ist als die Abhängigkeit zuvor von der eigenen IT. Die Geschäftsführung hat eine transparente verständliche Dokumentation aller Prozesse vorliegen. Zudem wurde durch das Outsourcing von Datenschutzanforderungen an IT.Works Entlastung und Professionalität im Handling geschaffen.
Die Kosten konnten stark gesenkt (ca. 30 % im Vergleich zum Vorjahr unter anderem durch Personaleinsparungen und Senkung der Lizenzkosten) und die Sicherheit in den Prozessen erhöht werden.
Ein erster Test des Backups bei IT.Works wurde erfolgreich absolviert, womit das Vertrauen in unsere Dienstleistungen bestätigt werden konnte.

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